E-mailhandtekeningen met CodeTwo

Voor wie

Voor organisaties die willen dat elke mail er professioneel uitziet. Nu stelt iedere medewerker zijn eigen handtekening in, of stelt hem niet in.

Het resultaat kent u waarschijnlijk: verouderde functietitels, oude telefoonnummers, een logo van twee huisstijlen geleden. Mails vanaf de telefoon gaan kaal de deur uit. En de disclaimer staat er soms wel en soms niet onder. Dat is geen onwil. Handmatig handtekeningen bijhouden werkt gewoon niet.

Wat wij regelen

CodeTwo voegt de handtekening toe nadat een mail is verzonden, onderweg door Microsoft 365. Daarom werkt het overal: Outlook op Windows en Mac, webmail, telefoon en tablet. Op de werkplek wordt niets geïnstalleerd.

• Gegevens uit Microsoft 365. Naam, functie, afdeling, telefoonnummer en foto komen rechtstreeks uit uw gebruikersgegevens. Verandert iets, dan verandert de handtekening mee.
• Regels per doelgroep. Een andere handtekening voor interne en externe mail, per afdeling, taal of merk.
• Banners. Een aankondiging, vacature of actie onder alle handtekeningen, met een start- en einddatum.
• Disclaimers. Juridische voetteksten staan aantoonbaar onder elke uitgaande mail.
• Afwezigheidsberichten. Centraal te beheren, met de juiste handtekening eronder.

Wij leveren de licenties, koppelen CodeTwo aan uw Microsoft 365 en bouwen de sjablonen in uw huisstijl. Dat laatste is precies het werk waar het vaak op vastloopt: een handtekening die er in elk mailprogramma goed uitziet, vraagt meer precisie dan het lijkt.

Wat het u oplevert

• Elke mail ziet er hetzelfde en verzorgd uit, ook vanaf de telefoon.
• Een nieuwe huisstijl of een nieuw telefoonnummer is in één keer overal doorgevoerd.
• Medewerkers hoeven niets in te stellen en kunnen er ook niets aan stukmaken.

Hoe het werkt

1. Kennismaking. We laten u de beheeromgeving zien, als u wilt meteen met uw eigen logo en gegevens.

2. Inrichting. Meestal hebben we de inrichting binnen een werkdag klaar, zonder dat de mailstroom stopt.

3. Beheer. Daarna houden wij het beheer bij, of dragen we het over aan uw eigen beheerder. Wat u prettiger vindt.

Veelgestelde vragen

Zien medewerkers hun eigen handtekening nog?

Ja. Via de Outlook-invoegtoepassing verschijnt de handtekening al tijdens het typen. En hij staat gewoon in Verzonden items.

Kunnen medewerkers zelf nog iets aanpassen?

Dat bepaalt u. U kunt de handtekening volledig vastzetten of bepaalde velden vrijgeven.

Wat gebeurt er met onze mail?

Berichten worden verwerkt, niet opgeslagen. CodeTwo is ISO/IEC 27001- en 27018-gecertificeerd en de verwerking vindt plaats in Microsoft 365-datacenters.

Werkt het ook met mail uit ons ERP-pakket of onze webshop?

Vaak wel, als die mail via Microsoft 365 wordt verstuurd. Dat controleren we vooraf voor u.