AI en automatisering

Voor wie

AI is voor de meeste MKB-bedrijven geen doel, maar een middel: minder tijd kwijt aan werk dat elke keer hetzelfde is. Wij beginnen daarom niet bij de techniek, maar bij de vraag waar uw tijd nu naartoe gaat.

Herkent u zich in een van deze situaties?

• Veel papierwerk. Facturen, pakbonnen, formulieren en orders die worden overgetypt. Hier zit meestal de snelste en best meetbare winst.
• Veel klantcontact via mail. Aanvragen, offertes en standaardvragen die handmatig worden uitgezocht en doorgestuurd.
• Copilot-licenties die weinig worden gebruikt. Dat komt vaker voor dan u denkt.
• Het gevoel dat u “iets met AI moet”. Maar nog geen idee waar u begint.

Wat wij regelen

AI-verkenning. Een gesprek van anderhalf uur waarin we in kaart brengen waar tijd verdwijnt. Vooraf sturen wij u een korte vragenlijst, zodat het gesprek over uw eigen werk gaat. U krijgt een overzicht van kansen, geordend op opbrengst en kosten, en een voorstel voor de eerste stap.

Microsoft 365 Copilot. Het snelste startpunt, want er hoeft niets gebouwd te worden. Wij richten de licenties in, bepalen wie er echt baat bij heeft en leren medewerkers ermee werken. Vooraf controleren we de rechten op uw bestanden. Copilot laat iemand namelijk alles zien waar hij toegang toe heeft, ook wat per ongeluk openstaat.

Automatisering met Power Automate. Voor werk dat volgens een vast patroon loopt. Bijvoorbeeld facturen die per mail binnenkomen automatisch uitlezen, opslaan en doorzetten naar de boekhouding. AI kan ook de stap aan waar geen vast format voor is, zoals een factuur van een nieuwe leverancier.

Eigen AI-assistenten. Een assistent die vragen beantwoordt op basis van uw eigen documenten en procedures, bijvoorbeeld over interne regelingen. Dat werkt alleen als de informatie op orde is. Is dat niet zo, dan is dát eerst het project.

Apps op maat. Waar standaardsoftware ophoudt, bouwen wij zelf. Lees meer over apps op maat in uw eigen Azure-omgeving.

AI-beleid en veilig gebruik. Vrijwel elk bedrijf heeft al medewerkers die AI gebruiken, vaak met een gratis account en zonder afspraken. Dat is het echte risico. Wij stellen een kort, leesbaar AI-beleid op en richten een veilig zakelijk alternatief in. We helpen u ook met de eisen uit de AVG en de Europese AI-verordening, zoals de plicht dat medewerkers voldoende weten van de AI die ze gebruiken.

Begeleiding en training. Korte, praktische sessies met uw eigen voorbeelden. Geen algemene AI-presentatie, maar: dit is uw offerte, zo laat u Copilot daaraan werken.

Wat het u oplevert

• Minder tijd aan routinewerk. Tijd voor het werk waarvoor uw mensen zijn aangenomen.
• Het blijft uw omgeving. Wij bouwen binnen uw eigen Microsoft 365, met uw eigen gegevens en rechten.
• Techniek en beheer in één hand. Een automatisering die vastloopt is bij ons een melding bij de helpdesk, geen zoektocht naar wie verantwoordelijk is.
• Eerlijke verwachtingen. AI maakt fouten, dus bij geld of verplichtingen bouwen we altijd een controlemoment in. Niet elk proces is geschikt. De eerste weken kost het vaak meer tijd dan het oplevert. En licentiekosten lopen door. Dat maken we vooraf inzichtelijk.

Hoe het werkt

1. Verkennen (week 1). Een korte vragenlijst en een gesprek. Uitkomst: een lijst met kansen en een keuze waar we beginnen.

2. Fundament controleren (week 1–2). Staan de bestanden op de juiste plek, kloppen de rechten, welke licenties zijn er al? Vaak is dit een stap die ook zonder AI goed is voor uw organisatie.

3. Pilot (week 2–6). Eén proces, een kleine groep gebruikers. Vooraf spreken we af waarop we meten: bespaarde tijd, minder fouten, snellere reactie.

4. Evalueren. Levert het genoeg op, dan breiden we uit. Zo niet, dan stoppen we. Ook dat is een goede uitkomst, en het heeft dan weinig gekost.

5. Uitrollen en beheren. Naar de rest van de organisatie, met beleid en instructie. Daarna houden wij het draaiend en brengen we nieuwe mogelijkheden in als ze voor u relevant zijn.

Veelgestelde vragen

Blijven onze gegevens van ons?

Ja. Bij oplossingen binnen Microsoft 365 blijven de gegevens in uw eigen omgeving en worden ze niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Bij gratis consumentendiensten ligt dat anders. Daarom richten we een zakelijk alternatief in.

Wat kost het?

Dat hangt af van wat we bouwen en van de licenties. Een verkenning is overzichtelijk, een pilot kost een beperkt aantal uren en licenties lopen per gebruiker per maand. U weet het vooraf, inclusief wat het naar verwachting oplevert.

Hoe snel zien we resultaat?

Met Copilot vrijwel direct, zij het bescheiden. Bij een automatisering duurt het enkele weken tot de pilot draait.

Wij zijn maar klein. Is dit iets voor ons?

Juist wel. Bij een klein team telt elk uur dat niet aan overtypen opgaat zwaarder. En we beginnen met één proces.