Van vinklijst naar zelfcontrolerende onderhoudsbon
Onze onderhoudsbon was een Excel-vinklijst. Nu zoekt hij zelf uit wat er mis is. Hoe we dat met AI in vijf maanden bouwden, en wat het opleverde.
Nieuws ·
Bij klanten met een onderhoudscontract doen wij periodiek een onderhoudsbeurt. Tot mei 2026 legden we die vast in een Excel-bestand: veertig punten in vier secties, die de engineer tijdens de beurt afvinkte.
Daarmee kon je goed vastleggen wat er gedaan was. Maar een spreadsheet kan niets opzoeken, niets vergelijken en niets melden. Alles wat echt gecontroleerd moest worden, zocht de engineer op in andere systemen en nam hij over.
Van vastleggen naar opzoeken
De antwoorden op vragen als “zijn alle apparaten beveiligd?” en “hoe liepen de back-ups de afgelopen weken?” hadden we wel, maar in andere systemen. De engineer zocht ze daar op en nam ze over in de bon. Dat kost tijd, en de bon zelf kon er niets mee.
Wat de bon nu zelf doet
De veertig punten staan er nog. Maar daaromheen haalt de bon tijdens de beurt zelf gegevens op:
- Rapporten over updates, werkplekken en servers, met één klik als bijlage voor de klant. AI leest de gegevens, past drempels toe, vergelijkt met eerdere maanden en schrijft een korte samenvatting.
- Apparaatdekking. Per klant legt de bon de lijst met beheerde apparaten naast de lijst met beveiligde apparaten. Elke afwijking wordt een actiepunt in de bon.
- Back-upresultaten. Back-ups controleren wij al dagelijks, met meerdere lagen. De bon zet de resultaten van de afgelopen 28 dagen per systeem in één overzicht dat de klant meekrijgt.
- Afronden in één keer. Melding, geboekte tijd, bezoekverslag als pdf en de mail naar de klant lopen vanuit dezelfde app.
Drie rollen voor AI
AI als bouwer. De app is met AI-ondersteuning door ons eigen team gebouwd, zonder extern softwarebureau. Van Excel naar een eerste werkende versie duurde één dag. Drie dagen later stond hij live.
AI in de app. Bij elke beurt analyseert AI de rapportgegevens en schrijft de samenvatting die op de bon komt.
AI als controleur. Misschien wel de belangrijkste. Elk groot onderdeel is nagekeken door een reeks AI-controleurs met één opdracht: probeer dit kapot te krijgen. Die vonden fouten die ertoe deden. Zo zou de bon bij onvolledige gegevens apparaten als “geen virusscanner” hebben gemeld, terwijl er alleen gegevens ontbraken. Dat soort fouten is eruit voordat de bon bij een klant komt.
De winst zit dus niet alleen in sneller bouwen. Het is betaalbaar geworden om je eigen werk grondig te laten tegenspreken, voordat het bij een klant terechtkomt.
Wat het niet is
- De engineer beslist. De bon signaleert. Beoordelen en uitzonderen blijft mensenwerk. Een uitzondering vraagt om een reden, en die reden komt op de pdf voor de klant.
- Onvolledige gegevens geven nooit een groen vinkje. Liever geen uitspraak dan een verkeerde.
- Het is niet af. Om de paar weken komt er iets bij, meestal omdat iemand in de praktijk tegen iets aanloopt.
Wat het oplevert
Voor de engineer: beoordelen in plaats van verzamelen. Voor de klant: een bezoekverslag met bevindingen in plaats van een lijst vinkjes. Voor kantoor: geen nawerk, want melding, uren en verslag zijn klaar als de beurt klaar is.
En bij u?
Heeft u ook een Excel-lijst, formulier of controle die eigenlijk slimmer kan? Zo bouwen wij ook apps op maat voor klanten, in uw eigen Microsoft-omgeving. Neem contact op en we kijken vrijblijvend mee.