Waarom Microsoft 365 zelf geen volledige back-up is
Microsoft zorgt dat Microsoft 365 blijft draaien, maar niet dat u uw gegevens altijd terugkrijgt. Wat Microsoft wel en niet regelt, en wat u zelf moet doen.
Tips ·
“Het staat toch in de cloud?” Dat horen we vaak als het over de back-up van Microsoft 365 gaat. Het is een begrijpelijke gedachte. Uw mail, OneDrive en SharePoint staan in datacenters van Microsoft, en die gaan niet zomaar verloren.
Toch is dat iets anders dan een back-up. In dit artikel leggen we uit waarom.
Wat Microsoft wél regelt
Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien. Gaat er in een datacenter een schijf of server kapot, dan merkt u daar niets van. Uw gegevens staan op meerdere plekken tegelijk opgeslagen.
Daarnaast zijn er prullenbakken. Verwijdert u een bestand in OneDrive of SharePoint, of een mail in Outlook, dan kunt u het een tijd lang terughalen.
Wat Microsoft níét regelt
Microsoft beschermt zijn eigen dienst, maar niet uw gegevens tegen wat er binnen uw omgeving gebeurt. Microsoft noemt dit zelf een gedeelde verantwoordelijkheid: de dienst is van Microsoft, de gegevens zijn van u.
In de praktijk gaat het mis in situaties als deze:
- Een vergissing die te laat wordt ontdekt. Een collega verwijdert een projectmap. Na een paar maanden blijkt dat de map nodig is. De prullenbak is dan al geleegd.
- Ransomware. Raakt een laptop besmet, dan kan ransomware via de synchronisatie ook de bestanden in OneDrive en SharePoint versleutelen. De versleutelde versies worden netjes naar de cloud gesynchroniseerd.
- Een vertrokken medewerker. Wordt een account verwijderd, dan verdwijnen na een korte periode ook de mailbox en de OneDrive.
- Een aanvaller in uw omgeving. Krijgt iemand toegang tot een beheeraccount, dan kan hij gegevens verwijderen. Inclusief de prullenbak.
In al deze gevallen kan Microsoft u niet helpen. Het systeem deed precies wat het moest doen.
Wat een aparte back-up toevoegt
Een goede back-up van Microsoft 365 staat buiten uw Microsoft 365-omgeving. Wat er binnen uw omgeving misgaat, raakt de back-up daardoor niet.
Belangrijk om op te letten:
- Alles wordt meegenomen: mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams.
- Lange bewaartermijn. Niet een paar weken, maar jaren. Bij ons is dat zeven jaar.
- Los terug te zetten. Eén mail, één bestand of een hele map, naar een bepaald moment.
- Iemand kijkt mee. Een back-up die niet draait, merkt u pas als u hem nodig heeft. Laat daarom controleren of elke back-up is gelukt.
Ook voor de regels
Veel organisaties moeten gegevens een aantal jaren bewaren, bijvoorbeeld voor de administratie of vanwege afspraken met klanten. Ook NIS2 vraagt om aantoonbare maatregelen om na een incident snel te herstellen. Met een aparte back-up kunt u laten zien dat dat geregeld is.
Hoe zit het bij u?
Weet u niet zeker of uw Microsoft 365-gegevens goed beveiligd zijn? Wij kijken het graag voor u na. Lees meer over back-up en continuïteit, of neem contact op.